Najem okazjonalny jest często przedstawiany jako prosty sposób na bezpieczny wynajem mieszkania. W praktyce działa tylko wtedy, gdy właściciel prawidłowo przygotuje umowę, załączniki i zgłoszenie do urzędu skarbowego. Sam akt notarialny podpisany przez najemcę nie wystarczy, jeżeli pozostałe elementy są pominięte albo źle opisane.
Ta forma najmu ma znaczenie głównie wtedy, gdy po zakończeniu umowy najemca nie chce dobrowolnie opuścić lokalu. Właściciel może wtedy skorzystać z procedury opartej na wcześniejszym oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji.
Podstawowe wymogi dotyczące najmu okazjonalnego wynikają z rozdziału 2a ustawy o ochronie praw lokatorów, w tym art. 19a-19d. Ustawa wymaga między innymi aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy, wskazania lokalu zastępczego, zgody osoby posiadającej tytuł prawny do tego lokalu oraz zgłoszenia najmu do urzędu skarbowego.
Najem okazjonalny jako zabezpieczenie właściciela mieszkania
Najem okazjonalny ma największe znaczenie wtedy, gdy po zakończeniu umowy najemca nie chce dobrowolnie opuścić mieszkania. Właściciel nie musi wtedy zaczynać całego sporu od podstaw, ponieważ wcześniej uzyskuje od najemcy oświadczenie o poddaniu się egzekucji.
Nie oznacza to jednak, że najem okazjonalny automatycznie rozwiązuje każdy problem z lokatorem. Umowa musi być zawarta prawidłowo, a wymagane załączniki muszą odpowiadać przepisom. Jeżeli brakuje aktu notarialnego, wskazania lokalu zastępczego, zgody właściciela tego lokalu albo zgłoszenia do urzędu skarbowego, właściciel może stracić część ochrony, na którą liczył.
Taka forma najmu sprawdza się szczególnie wtedy, gdy właściciel wynajmuje lokal prywatnie i chce ograniczyć ryzyko długiego dochodzenia wydania mieszkania po zakończeniu umowy.
Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego
Umowę najmu okazjonalnego może zawrzeć właściciel lokalu mieszkalnego, który jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. To oznacza, że ta forma najmu jest przeznaczona przede wszystkim dla prywatnych właścicieli mieszkań.
Jeżeli lokal wynajmuje przedsiębiorca w ramach działalności gospodarczej, właściwym rozwiązaniem może być najem instytucjonalny, a nie najem okazjonalny. Różnica nie sprowadza się do nazwy umowy. Oba modele mają inne wymagania i są kierowane do innych kategorii wynajmujących.
Kiedy najem okazjonalny nie będzie właściwym rozwiązaniem?
Najem okazjonalny nie będzie właściwym rozwiązaniem, jeżeli wynajmujący nie spełnia ustawowych warunków dla tej formy umowy. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, w której lokal wynajmuje przedsiębiorca w ramach działalności gospodarczej polegającej na wynajmowaniu lokali.
Ta forma najmu nie pasuje też do lokali użytkowych, biur, gabinetów, magazynów ani innych powierzchni niemieszkalnych. Najem okazjonalny dotyczy lokalu mieszkalnego i jego zastosowanie nie wzmocni pozycji właściciela wobec najemcy.
Najem okazjonalny musi być zawarty na czas określony, nie dłuższy niż 10 lat. Jeżeli właściciel chce pozostawić umowę bez określonego terminu końcowego, ta forma najmu nie będzie odpowiednia.
Najem okazjonalny traci sens także wtedy, gdy najemca nie może wskazać lokalu, do którego będzie mógł się przenieść po zakończeniu umowy. Wymagane jest nie tylko wskazanie takiego lokalu, ale też zgoda właściciela tego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny.
Nie należy też traktować najmu okazjonalnego jako prostego wzoru do podpisania przy każdej umowie najmu mieszkania. Jeżeli właściciel nie zamierza zgłosić umowy do urzędu skarbowego, nie dopilnuje aktu notarialnego albo nie zbierze wymaganych załączników, nie uzyska ochrony, z którą najem okazjonalny jest zwykle kojarzony.
Załączniki do umowy najmu okazjonalnego
Pierwszym dokumentem jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego. Najemca poddaje się w nim egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela. To najważniejszy załącznik z punktu widzenia późniejszego dochodzenia wydania mieszkania.
Drugim dokumentem jest wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia mieszkania. Nie powinien to być zapis pozorny ani adres wpisany bez uzgodnienia z osobą, która ma tytuł prawny do tego lokalu.
Trzecim dokumentem jest oświadczenie właściciela wskazanego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny. Osoba ta wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących w tym lokalu. Na żądanie wynajmującego takie oświadczenie powinno zostać dołączone z podpisem notarialnie poświadczonym.
Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji
Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji musi być sporządzone w formie aktu notarialnego. Forma notarialna jest jednym z warunków prawidłowego przygotowania najmu okazjonalnego.
W oświadczeniu najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego. Chodzi o sytuację, w której umowa wygaśnie lub zostanie rozwiązana, a najemca mimo tego nie opuści mieszkania dobrowolnie.
Ten dokument ma znaczenie dopiero na etapie dochodzenia opróżnienia lokalu. Właściciel nie może na jego podstawie samodzielnie usunąć najemcy z mieszkania. Po zakończeniu najmu musi najpierw doręczyć najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu, a następnie, jeżeli najemca nadal nie wyda mieszkania, wystąpić do sądu o nadanie aktowi notarialnemu klauzuli wykonalności.
Oświadczenie powinno być spójne z umową najmu. Dane stron, adres lokalu, oznaczenie umowy i zakres zobowiązania najemcy powinny odpowiadać pozostałym dokumentom. Błędy w tych elementach mogą utrudnić późniejsze korzystanie z procedury egzekucyjnej.
Lokal wskazany przez najemcę i zgoda właściciela tego lokalu
Najemca musi wskazać lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania.
Do umowy trzeba dołączyć także zgodę właściciela tego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny. Zgoda powinna obejmować zamieszkanie najemcy oraz osób, które będą z nim mieszkały. Jeżeli w umowie najmu okazjonalnego występują dodatkowe osoby, na przykład małżonek, partner albo dzieci najemcy, dokument powinien to uwzględniać.
Wynajmujący powinien sprawdzić, czy osoba składająca zgodę rzeczywiście ma tytuł prawny do wskazanego lokalu. Może to być właściciel, współwłaściciel albo inna osoba uprawniona do decydowania o zamieszkaniu najemcy w tym miejscu. Zgoda podpisana przez osobę przypadkową nie daje właścicielowi mieszkania realnego zabezpieczenia.
Na żądanie wynajmującego oświadczenie o zgodzie powinno zostać złożone z podpisem notarialnie poświadczonym.
Trzeba też pamiętać, że wskazany lokal może przestać być dostępny w trakcie trwania umowy. Jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w tym lokalu, powinien wskazać inny lokal i przedstawić nową zgodę.
Co się dzieje, gdy najemca traci możliwość zamieszkania w wskazanym lokalu?
Najemca ma obowiązek utrzymywać aktualne zabezpieczenie dotyczące lokalu, do którego może się przenieść w razie egzekucji. Jeżeli traci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym przy zawieraniu umowy, musi wskazać inny lokal.
Termin wynosi 21 dni od dnia, w którym najemca dowiedział się o utracie możliwości zamieszkania w dotychczas wskazanym lokalu. W tym czasie powinien przekazać wynajmującemu nowe wskazanie lokalu oraz oświadczenie właściciela tego lokalu albo osoby posiadającej do niego tytuł prawny.
Nie wystarczy sama informacja, że poprzedni adres jest już nieaktualny. Najemca powinien przedstawić komplet dokumentów zastępujących wcześniejsze zabezpieczenie. Jeżeli wynajmujący żąda podpisu notarialnie poświadczonego pod zgodą właściciela nowego lokalu, najemca powinien uwzględnić ten wymóg.
Brak wskazania nowego lokalu i brak zgody osoby uprawnionej może być podstawą wypowiedzenia umowy najmu okazjonalnego.
Zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego
Właściciel ma obowiązek zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego. Zgłoszenia dokonuje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, a nie według adresu wynajmowanego lokalu.
Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Nie chodzi więc o 14 dni od podpisania umowy, jeżeli strony ustaliły późniejszy termin wydania lokalu i rozpoczęcia najmu. Dla bezpieczeństwa warto zachować potwierdzenie złożenia zgłoszenia razem z umową i załącznikami.
Zgłoszenie ma znaczenie nie tylko podatkowe. Jeżeli właściciel nie dopełni tego obowiązku, nie może korzystać z części szczególnych przepisów przewidzianych dla najmu okazjonalnego. W praktyce osłabia to zabezpieczenie, które miało ułatwić dochodzenie opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy.
Najemca może zażądać od właściciela przedstawienia potwierdzenia zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Właściciel powinien więc dysponować dokumentem, który potwierdza wykonanie tego obowiązku. Brak potwierdzenia może wywołać spór już w trakcie trwania najmu, zwłaszcza gdy strony zaczynają kwestionować skuteczność zawartej umowy.
W praktyce zgłoszenie do urzędu skarbowego powinno być traktowane jako jeden z elementów kompletowania dokumentacji najmu okazjonalnego. Umowa, akt notarialny, wskazanie lokalu, zgoda właściciela lokalu wskazanego przez najemcę i potwierdzenie zgłoszenia powinny być przechowywane razem. Dopiero taki komplet pozwala ocenić, czy właściciel prawidłowo przygotował zabezpieczenie.
Kaucja, czynsz i opłaty przy najmie okazjonalnym
W umowie najmu okazjonalnego trzeba jasno określić wysokość czynszu, termin płatności, sposób zapłaty oraz opłaty ponoszone przez najemcę poza czynszem. Zasady dotyczące kaucji i opłat przy najmie okazjonalnym wynikają z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów.
Właściciel może pobierać od najemcy czynsz oraz opłaty niezależne od właściciela, jeżeli najemca nie ma zawartej bezpośredniej umowy z dostawcą mediów albo usług. Chodzi między innymi o opłaty za media, dostawy energii, wodę, ogrzewanie, odbiór ścieków albo inne koszty związane z używaniem lokalu. W umowie warto wskazać, które opłaty są płacone właścicielowi, a które najemca reguluje samodzielnie.
Kaucja w najmie okazjonalnym może zabezpieczać należności z tytułu najmu oraz koszty egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu. Jej wysokość nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, liczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy.
Umowa powinna precyzować, kiedy kaucja jest wpłacana, w jakiej wysokości, na jaki rachunek oraz jakie należności mogą zostać z niej potrącone. W praktyce warto powiązać kaucję nie tylko z zaległym czynszem, ale też z nieuregulowanymi opłatami, szkodami w lokalu i kosztami dochodzenia opróżnienia mieszkania, jeżeli takie koszty powstaną.
Kaucja podlega zwrotowi w terminie miesiąca od dnia opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela. Dlatego przy zakończeniu najmu znaczenie ma protokół zdawczo-odbiorczy, stan liczników, rozliczenie opłat i udokumentowanie ewentualnych szkód. Bez tego potrącenia z kaucji łatwo stają się przedmiotem sporu.
Podwyżka czynszu tylko zgodnie z umową
W najmie okazjonalnym właściciel może podwyższyć czynsz wyłącznie zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Oznacza to, że mechanizm podwyżki powinien zostać opisany już przy zawieraniu umowy, a nie dopiero wtedy, gdy właściciel chce zmienić wysokość czynszu. Zasada wynika z art. 19c ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów.
Umowa powinna wskazywać, kiedy czynsz może zostać podwyższony, w jaki sposób właściciel informuje o podwyżce i od jakiego momentu nowa stawka zaczyna obowiązywać. Jeżeli strony chcą powiązać czynsz z inflacją, kosztami utrzymania lokalu albo innym miernikiem, trzeba opisać to w sposób możliwy do zastosowania.
Warto też oddzielić podwyżkę czynszu od rozliczenia opłat niezależnych od właściciela, na przykład mediów albo opłat administracyjnych. Opłaty dodatkowe mogą zmieniać się z innych powodów i powinny być opisane w umowie osobno.
Wypowiedzenie i zakończenie najmu okazjonalnego
Art. 19d ustawy o ochronie praw lokatorów przewiduje, że umowa najmu okazjonalnego wygasa po upływie czasu, na jaki została zawarta, albo rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia. Ten sam przepis reguluje dalsze żądanie opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy.
Właściciel może też wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego, jeżeli najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym jako lokal zastępczy i nie wskaże w terminie innego lokalu wraz z wymaganą zgodą osoby uprawnionej. W takim przypadku wypowiedzenie powinno zostać dokonane na piśmie, z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.
W praktyce warto rozdzielać dwie kwestie: ustanie stosunku najmu i fizyczne wydanie mieszkania.
Zakończenie umowy nie zawsze oznacza faktyczne odzyskanie lokalu. Jeżeli po wygaśnięciu albo rozwiązaniu najmu najemca dobrowolnie nie opróżnia mieszkania, właściciel musi przejść do dalszej procedury.
Żądanie opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy
Art. 19d ustawy o ochronie praw lokatorów określa formę żądania opróżnienia lokalu, jego elementy oraz minimalny siedmiodniowy termin na opuszczenie mieszkania po doręczeniu żądania.
Żądanie musi być sporządzone na piśmie i opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Właściciel powinien w nim oznaczyć strony, wskazać umowę najmu okazjonalnego oraz podać przyczynę ustania najmu, na przykład upływ czasu zawarcia, albo rozwiązanie umowy po wypowiedzeniu.
Właściciel powinien zachować dowód doręczenia albo dowód wysłania pisma przesyłką poleconą. Bez tego może mieć problem z wykazaniem, że najemca został skutecznie wezwany do opróżnienia lokalu.
Jeżeli termin wskazany w żądaniu upłynie bezskutecznie, właściciel może złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.
Wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności
Art. 19d ustawy o ochronie praw lokatorów przewiduje, że po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w żądaniu opróżnienia lokalu właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.
Wniosek do sądu nie zastępuje wcześniejszych czynności. Właściciel powinien najpierw wykazać, że umowa wygasła lub została rozwiązana, a następnie że doręczył najemcy żądanie opróżnienia lokalu i wyznaczony termin upłynął bezskutecznie.
Sąd nie prowadzi wtedy typowego procesu o eksmisję. Bada, czy akt notarialny i pozostałe dokumenty pozwalają nadać klauzulę wykonalności. Jeżeli dokumentacja jest kompletna i zgodna z przepisami, właściciel uzyskuje tytuł wykonawczy, który może skierować do komornika.
Kiedy skonsultować z prawnikiem umowę przed podpisaniem
Umowę najmu okazjonalnego warto skonsultować przed podpisaniem, jeżeli strony korzystają z gotowego wzoru albo nie mają pewności, czy dokumenty spełniają wymagania ustawy. W tej umowie błąd formalny może mieć praktyczne skutki dopiero po kilku miesiącach albo latach, gdy właściciel będzie chciał odzyskać lokal.
Konsultacja jest szczególnie wskazana, gdy najemca wskazuje lokal należący do osoby trzeciej, w lokalu mają mieszkać także inne osoby, czynsz ma być podwyższany w trakcie trwania najmu albo rozliczenia obejmują zaliczki, media i dodatkowe opłaty. Warto też skonsultować umowę z prawnikiem, gdy właściciel zawiera najem okazjonalny po raz pierwszy.
Analiza przed podpisaniem powinna objąć nie tylko samą treść. Trzeba sprawdzić także akt notarialny, wskazanie lokalu do zamieszkania po zakończeniu najmu, zgodę osoby posiadającej tytuł prawny do tego lokalu, zasady zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego, kaucję, opłaty, wypowiedzenie oraz procedurę żądania opróżnienia lokalu.
Pomoc prawna przy umowie najmu okazjonalnego
Jesteśmy adwokatami i prowadzimy obsługę prawną w sprawach dotyczących najmu lokali mieszkalnych. Przygotowujemy i analizujemy umowy najmu okazjonalnego, weryfikujemy załączniki oraz wskazujemy ryzyka, które mogą utrudnić późniejsze dochodzenie opróżnienia lokalu.
W sprawach dotyczących najmu okazjonalnego sprawdzamy między innymi treść umowy, oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, wskazanie lokalu zastępczego, zgodę właściciela tego lokalu, postanowienia o kaucji, czynszu, opłatach, podwyżkach i wypowiedzeniu. Analiza przed podpisaniem pozwala uniknąć sytuacji, w której właściciel ma dokumenty, ale nie może z nich skorzystać w zakładany sposób.